簡單易用的開源文件管理系統Epiware
發佈日期: 2010-05-26作者:香港中小企營商網

[網絡百科] 不知道你有沒有遇過以下的難題呢?把文件檔案帶回家繼續工作,第二天把文件帶返公司使用。但有沒有發現,當這情況重複了幾次之後,便很難分清那一份是作出最後修改的文件。又或是你正進行一個項目(Project)管理,有一些文件需要和別的同事分享、共同修改。有沒有方法可得知,檔案已被修改了呢?今次為大家介紹的文件管理系統 Epiware,可為大家解決這個問題。

圖1:安裝Epiware後,各使用者可透過瀏覽器取得文件作出修改。

Epiware 是一個文件管理系統,安裝後各使用者便可透過網頁瀏覽器,取得文件並作出修改(圖1)。我們可於 Epiware 增加不同的管理項目,亦可指派不同使用者對每個項目的讀寫權限。而在電子郵件的協助下,每當文件有所修改,我們亦可透過電郵而得知文檔最後的更新情況。若我們要使用 Epiware,我們的Linux 伺服器先要安裝好以下的套件(表1)。

軟體
說明
Apache建議使用Apache 1.3版本,但筆者嘗試安裝於Apache 2.0版本亦能正常運作。
MySQLMySQL 4或 MySQL 5亦可
PHP
PHP 4或PHP 5亦可
表1:伺服器要預先安裝好的套件。

取得和安裝 Epiware

讀者們可到這裡下載 Epiware,現時最新的版本為 4.8.6。
http://www.epiware.com/

完成下載後,假設下載儲存於目錄 /software 之下,我們可執行以下命令解壓和安裝 Epiware。
cd /software   [ENTER]
tar zxvf Epiware_4.8.6.tar.gz   [ENTER]
cd Epiware_4.8.6    [ENTER]
./install    [ENTER]

建立 MySQL 資料庫

安裝完畢後,我們還得為 Epiware 建立 MySQL 資料庫。建立資料庫的命令如下。
mysqladmin create epi   [ENTER]
mysql -u root -p < /software/Epiware_4.8.6/epi/project_db.sql   [ENTER]

建立好資料庫後,便可把 Epiware 的系統檔案,複製到 Apache 的根目錄之下。
cp -r /software/Epiware_4.8.6/epi  /var/www/html/epi     [ENTER]

最後要使 Epiware 能正確地運行,我們還得作出以下讀寫權限的修改。
chown -R  apache.root  /storage    [ENTER]

這時,我們便可到以下 URL 看看成果了。
http://你的Linux伺服器的IP位址/epi

安裝畫面會告訴我們是否安裝成功,若看到錯誤訊息,很可能是目錄的讀寫權限問題,請確認運行 Apache 的使用者名稱,並再次執行以上 chown 的命令。

Epiware 的使用

由於是初次安裝的關系,我們可輸入想要建立的系統管理員名稱和密碼,當按下 Submit 後,系統管理員帳戶便建立了。完成帳戶的建立,我們便可開始使用Epiware 了。假設我們有一個專案名為 Firewall,由項目經理 A 帶領員工 B 和 C 進行。首先我們要新增一個名為 Firewall 的項目,方法是按下 Resources 下的Add Web Group,然後於 Name 旁的空白位置輸入 Firewall 後按 Save 便完成新項目的建立。

建立使用者帳戶


我們還得為 A、B 和 C 建立使用者帳戶,方法是按下 Members,再按下左上方 Add Member,於 Search for users containing 下輸入使用者 A 的名字,然後按Search Users,若所輸入的用戶名稱並不存在,請按 Continue 以新增使用者帳戶。由於使用者A是這個項目的經理,故於指派權限時,應給予 A 管理項目Firewall 的管理權限,而在建立使用者 B 和 C 的帳戶時,則只需剔選 Member 的權限便可以了。

共同協作項目


完成使用者的建立,A、B 和 C 便可開始透過 Epiware 共同協作他們的 Firewall 項目了。現假設我們是使用者 A,並以 A 的身份登入到 Epiware。作為項目管理員,我們先要把文檔上載到 Epiware,好讓 B 和 C 能獲得項目的資料。先按下 Library,然後按一下 Shared Drive 以建立新的目錄。當按下 New Folder 後,我們便可輸入想要建立的目錄名稱,各使用者的讀寫權限等等。完成目錄的建立,我們便可開始把文件上載到 Epiware了。按一下剛建立的目錄,如 budget,選項便會出現,我們可於這裡上載文件、建立 sub-folder 等。而較為特別的是 Notifications 的功能,若我們選擇了的話(圖2),每當 budget 這個目錄之下有任何變動,Epiware 都會以電子郵件作出通知。

 圖2:當文件或目錄受監察後,任何變動都會以電郵作出通知。

文件管理


稱得上是文件管理系統,當然不只以上所說的功能啦!我們還可透過 Epiware 查看文件存取 (Access Log) 的情況,文件版本 (File Version History) 更改的情況等。要查看文檔的存取情況,只要選擇想要查看的文件,按下 Access Log 便可(圖3)。要得知文件版本更動的情況,只要選擇想要查看的文件,按下Version/History 便可以了。除了以上關於文檔管理的功能外,Epiware 還附帶著 Calendars 和 Forums 建立的功能。這些附加功能,大大加強了Epiware 作項目管理的能力。

 圖3:查看文檔版本變動的情況。



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